Ogni atto arriva, per la strada che costa meno
In molti Comuni il gestionale tributario produce gli atti e l’ufficio li consegna tutti allo stampatore: si paga la raccomandata anche per chi ha una PEC, e quando la busta torna indietro l’atto è ancora da notificare. Notifica mette in un solo flusso più canali, ognuno per il lavoro che fa meglio: la PEC per chi ha un domicilio digitale, la carta solo per il residuo, SEND per gli atti che la carta non ha consegnato. A ogni passaggio decide l’ufficio.
Ogni canale per il lavoro che fa meglio
Nessun canale è perfetto da solo. La PEC costa poco ma raggiunge solo chi ha un domicilio digitale; la carta raggiunge tutti, ma costa e a volte torna indietro; SEND chiude anche i casi difficili, ma usarla per tutti gli atti significa pagarla anche dove non serve. Messi in fila, i canali rendono più di ciascuno preso da solo.
Chi ha un domicilio digitale
L’atto parte dalla casella PEC dell’ente, allegato o con un collegamento per scaricarlo: nessuna stampa e nessuna spedizione. È considerato notificato solo con la ricevuta di consegna; senza, resta nel residuo e prosegue verso il canale successivo.
Chi la PEC non l’ha
Lettera, raccomandata o raccomandata con avviso di ricevimento, tramite il postalizzatore scelto per il lotto, oppure un file pronto per lo stampatore dell’ente. Si stampano e si spediscono soltanto gli atti rimasti senza PEC o non consegnati.
Gli atti che la carta non ha consegnato
Destinatario sconosciuto, trasferito, irreperibile, compiuta giacenza: questi atti passano a SEND, il Servizio Notifiche Digitali di PagoPA, che completa la notifica con valore legale. Notifica dialoga con SEND direttamente, senza intermediari.
Il cittadino informato prima
In parallelo alla PEC, alla carta o all’e-mail, un messaggio sull’app, anche con l’avviso pagoPA per pagare subito. Per le comunicazioni può essere anche il canale principale. Non sostituisce la notifica: la affianca.
Avvisi, comunicazioni e solleciti
Posta ordinaria per ciò che non richiede una notifica. Si può mettere in testa al percorso: le caselle inesistenti o rifiutate vengono rilevate, e quegli atti passano al canale successivo.
Trovare il domicilio digitale
Prima di scegliere il canale si cerca la PEC: nell’anagrafica dell’ente, poi in INAD per le persone fisiche e in INI-PEC e nel Registro Imprese per le imprese, attraverso la Piattaforma Digitale Nazionale Dati. Ogni PEC trovata resta nell’anagrafica dell’ente e vale per il lotto successivo.
Dal file del gestionale all’atto notificato
Il percorso predefinito è PEC, poi cartaceo, poi SEND. L’ente lo compone per ogni lotto, scegliendo i canali, l’ordine e il fornitore postale; quando c’è, SEND chiude il percorso.
Il lotto entra
Il file del gestionale tributario, in CSV, in Excel o come archivio compresso, e i PDF degli atti. Il tracciato si riconosce da solo e il file resta registrato con la sua impronta.
Si cerca la PEC
Per ogni destinatario: anagrafica dell’ente e registri pubblici. Ogni interrogazione resta registrata con l’operatore e il codice fiscale cercato, e l’ente può arricchire l’anagrafica con i propri elenchi.
Ogni atto per la sua strada
Si parte dal canale che costa meno, e al successivo passa solo chi non è stato raggiunto. Prima di ogni passaggio l’operatore vede i numeri e conferma; esiti, prove e costi arrivano atto per atto.
Al canale dopo passa solo chi non è stato raggiunto
Nessun atto resta senza strada: ciò che la PEC non consegna va alla carta, ciò che la carta non consegna va a SEND. E nessun atto fa una strada che non gli serve.
Dalla PEC alla carta
Sono proposti gli atti senza PEC e quelli con la PEC non consegnata. Le PEC accettate ma ancora senza ricevuta di consegna stanno in un gruppo a parte: decide l’operatore se aspettare o procedere.
Dalla carta a SEND
Sono proposti gli esiti definitivi di mancata consegna: destinatario sconosciuto, trasferito o irreperibile, indirizzo errato, rifiuto, compiuta giacenza. Un plico ancora in giacenza o in lavorazione non passa, perché può ancora essere consegnato. Ogni Comune sceglie quali esiti portare su SEND.
Chi resta fuori, con il motivo
Un atto che non ha ciò che serve per la fase, per esempio l’indirizzo postale o il PDF dell’atto, non parte: compare nell’elenco di chi resta fuori, con il motivo scritto, da correggere prima del passaggio successivo.
Una notifica sola per atto
Ogni invio a SEND porta un riferimento univoco: lo stesso atto non può essere notificato due volte, nemmeno se un passaggio viene ripetuto.
Perché non soltanto SEND
SEND è la piattaforma nazionale per le notifiche con valore legale, e Notifica la usa. La legge la mette a disposizione delle amministrazioni come possibilità (art. 26, comma 3, D.L. 76/2020): usarla per tutti gli atti vuol dire affidarle anche il lavoro che altri canali fanno meglio.
Il costo dove serve
Le spese di notifica che l’ente può addebitare al contribuente le fissa un decreto: 2,00 € con la PEC contro 7,83 € con la raccomandata con ricevuta di ritorno (DM MEF 14/04/2023, art. 2). Raggiungere via PEC chi ha un domicilio digitale costa meno all’ente e al cittadino. Su SEND ogni atto sostiene invece la quota della piattaforma e, quando serve, il recapito postale: con Notifica la carta va a chi serve davvero, e SEND lavora solo sugli atti difficili.
La carta la governa l’ente
Anche SEND, per chi non ha un domicilio digitale, passa alla carta: l’avviso parte per posta dal gestore della piattaforma, con le modalità della L. 890/1982 (art. 26, comma 7). Con Notifica la carta la sceglie l’ente: fornitore, prodotto e contratto per ogni lotto, o il file per il proprio stampatore.
Prima chi si raggiunge subito
Per chi ha una PEC la notifica si perfeziona con la ricevuta di consegna, senza attendere stampa e recapito. La carta e SEND lavorano poi su un residuo più piccolo.
Non tutto è una notifica
Avvisi, promemoria e solleciti non chiedono valore legale: viaggiano per e-mail o su App IO, nello stesso strumento e con lo stesso registro degli atti notificati.
Un solo rendiconto
PEC, carta e SEND nello stesso lotto, con i conteggi per canale e per esito in una schermata, invece di più fornitori e più tracciati da riconciliare a mano su fogli di calcolo.
Se serve solo SEND
Per chi vuole notificare soltanto su SEND c’è lo strumento dedicato, con il caricamento degli atti e il recupero degli esiti: Notifica digitale con SEND.
La piattaforma prepara, l’ufficio decide
Ogni passaggio che produce un effetto esterno, e un costo, avviene solo su conferma esplicita dell’operatore. Nessun invio parte in automatico.
Anteprima con i numeri
Prima di ogni passaggio: su quale canale, quanti atti per categoria, e l’elenco di chi resta fuori con il motivo. Le categorie proposte si possono cambiare, con le eccezioni scelte dall’operatore.
Il conteggio che vedi è quello che parte
Se tra l’anteprima e la conferma il numero cambia, perché nel frattempo è arrivata una ricevuta o un esito, l’invio si blocca e lo dice, con i due numeri a confronto.
Chi può spedire
Gli invii cartacei li avviano solo gli utenti abilitati. Gli invii su SEND restano in attesa finché l’operatore non li avvia, dopo la verifica delle firme.
Tutto resta tracciato
Ogni azione dell’operatore e ogni interrogazione ai registri pubblici resta nel registro delle attività, con autore, data e dettaglio.
Sapere in ogni momento dove sta ogni atto
Ricevute, esiti e attestazioni arrivano da soli e si aggiornano di continuo, atto per atto.
La prova di ogni atto
Ricevute di accettazione e consegna PEC, esiti postali con lo storico, attestazioni opponibili di SEND (accettazione, consegna digitale o cartacea, mancato recapito), scaricabili dalla scheda dell’atto.
Il rendiconto del lotto
Il diagramma del lotto con i conteggi per canale ed esito, report scaricabili sullo stato e sullo storico degli invii postali e SEND, l’elenco di chi non ha ancora scaricato l’atto, le statistiche per canale.
Il portale del cittadino
Su notifiche.officinatributaria.it, con SPID o CIE, il contribuente ritrova le proprie notifiche, gli atti e le attestazioni, senza passare dallo sportello.
Un lotto vero, dalla ricerca delle PEC agli esiti
Ti mostriamo il percorso su un lotto di prova: la ricerca dei domicili digitali, l’anteprima di ogni passaggio, gli esiti e il costo di ogni atto.