Termini e condizioni d'uso della piattaforma

Bozza, versione 0.1 del 05/10/2026

1. Le parti

Questi termini regolano l'uso della piattaforma tra:

• Officina Tributaria S.p.A., con sede in Viale Castro Pretorio 122, 00185 Roma, P.IVA e C.F. 18468961000, che gestisce la piattaforma (di seguito "Officina Tributaria");
• l'ente che si registra sulla piattaforma (di seguito "l'Ente"), tipicamente un Comune, rappresentato dal referente che compie la registrazione;
• gli utenti, cioè le persone fisiche a cui l'Ente fa assegnare un account per operare per suo conto (di seguito "Utenti").

Il referente che registra l'Ente dichiara di agire su incarico dell'Ente e di essere autorizzato ad accettare questi termini in suo nome. Gli Utenti accettano questi termini per la parte che li riguarda personalmente, in particolare i punti 4, 5 e 6.

2. Oggetto

Questi termini disciplinano l'accesso alla piattaforma app.officinatributaria.it e l'uso dei servizi attivati per l'Ente. Le condizioni economiche, i livelli di servizio e gli altri impegni relativi ai servizi a pagamento sono stabiliti nel contratto di servizio tra Officina Tributaria e l'Ente. Se il contratto di servizio dispone diversamente da questi termini, prevale il contratto.

Il sito istituzionale officinatributaria.it è un servizio distinto, regolato dalla propria informativa sulla privacy e dalla pagina sui cookie.

3. Registrazione e attivazione

La registrazione si compie dalla pagina di accesso della piattaforma, indicando:

• i dati dell'Ente: denominazione, codice catastale, indirizzo PEC e codice fiscale;
• i dati del referente: nome, cognome, indirizzo email e codice fiscale;
• i servizi di interesse.

La piattaforma invia all'indirizzo email del referente un messaggio con un collegamento di conferma, valido 24 ore. Se il collegamento scade, la registrazione va ripetuta. Alla conferma:

• se l'Ente non è ancora presente sulla piattaforma, viene creato il suo spazio riservato e il referente ne diventa amministratore;
• se l'Ente è già presente, la registrazione riguarda un nuovo Utente dell'Ente, a cui è attribuito il solo profilo di consultazione descritto al punto 5;
• il referente riceve per email una password temporanea, da sostituire al primo accesso.

Il referente garantisce che i dati inseriti sono veri e aggiornati e che l'indirizzo email indicato è nella sua disponibilità. Officina Tributaria può verificare i dati dell'Ente e chiedere conferma della registrazione all'indirizzo PEC dell'Ente.

4. Account e credenziali

Ogni account è personale: è legato a una persona fisica, identificata da nome, cognome, email e codice fiscale, e non può essere condiviso, ceduto o usato da altri, neppure all'interno dello stesso ufficio. Un account comune a più persone non è ammesso.

L'accesso avviene con email e password e, dove attiva, con una verifica in due passaggi: un codice temporaneo inviato per email o generato da un'applicazione di autenticazione. Per l'account del referente la verifica in due passaggi è attiva fin dalla registrazione. La piattaforma blocca temporaneamente l'accesso dopo ripetuti tentativi errati e registra gli accessi e le principali operazioni.

L'Utente si impegna a:

• scegliere una password robusta, non usarla per altri servizi e non comunicarla a nessuno, compreso il personale di Officina Tributaria, che non la chiede mai;
• custodire il dispositivo o la casella su cui riceve i codici di verifica;
• chiudere la sessione al termine del lavoro, in particolare su postazioni condivise;
• segnalare senza ritardo a info@officinatributaria.it e all'amministratore del proprio Ente ogni accesso non autorizzato, sospetto di furto delle credenziali o smarrimento del dispositivo di verifica, e cambiare subito la password.

L'Ente si impegna a mantenere attiva la verifica in due passaggi per tutti i propri Utenti e a far disattivare senza ritardo gli account delle persone che non operano più per suo conto. Le operazioni compiute con le credenziali di un Utente si presumono compiute da lui, fino alla segnalazione dell'uso non autorizzato.

5. Ruoli

Sulla piattaforma ogni Utente ha, per ciascun Ente a cui è associato, uno dei seguenti profili:

Lo stesso Utente può avere profili diversi su Enti diversi. L'attribuzione del profilo di amministratore a un ulteriore Utente si chiede a Officina Tributaria. L'Ente è responsabile della scelta delle persone a cui fa assegnare un account e del profilo che chiede di attribuire loro.

Il personale di Officina Tributaria incaricato della gestione della piattaforma accede agli spazi degli Enti solo per l'assistenza, la manutenzione e la sicurezza, nei limiti del contratto di servizio e dell'atto di nomina previsto al punto 8.

6. Uso consentito e uso vietato

La piattaforma va usata solo per le finalità istituzionali dell'Ente e nei limiti dei servizi attivati. In particolare è vietato:

• accedere o tentare di accedere a dati di Enti diversi dal proprio, o a funzioni non previste dal proprio profilo;
• usare i dati consultati per finalità estranee ai compiti dell'Ente;
• caricare dati non necessari al servizio, o dati di cui l'Ente non dispone legittimamente;
• caricare file che contengono programmi dannosi, o compiere azioni che possono compromettere la sicurezza o il funzionamento della piattaforma;
• eseguire interrogazioni automatiche massive non previste dal servizio, aggirare i limiti tecnici, decompilare o copiare il software;
• cedere l'accesso a terzi, anche a titolo gratuito.

Officina Tributaria può limitare temporaneamente un uso che mette a rischio la sicurezza della piattaforma o i dati di altri Enti, avvisando l'Ente.

7. Responsabilità sugli atti e servizi con intelligenza artificiale

La piattaforma fornisce strumenti di calcolo, consultazione, elaborazione e preparazione di documenti. Gli atti restano dell'Ente. Il funzionario che adotta un provvedimento, un avviso, un calcolo o una comunicazione verifica il risultato prima di usarlo e ne risponde secondo le regole del proprio ordinamento.

Alcuni servizi, indicati come tali nella loro scheda e nell'interfaccia, usano sistemi di intelligenza artificiale. Per questi servizi:

• l'intelligenza artificiale opera in funzione strumentale e di supporto all'attività provvedimentale, nel rispetto dell'autonomia e del potere decisionale della persona, che resta l'unica responsabile dei provvedimenti e dei procedimenti in cui è stata utilizzata (art. 14, comma 2, L. 132/2025);
• Officina Tributaria rende riconoscibile nell'interfaccia che l'Utente sta interagendo con un sistema di intelligenza artificiale, come previsto dagli obblighi di trasparenza dell'art. 50 del Regolamento UE 2024/1689;
• i testi prodotti sono bozze: l'Utente li controlla, li corregge dove serve e li approva, consultando le fonti indicate dal servizio. Un testo non controllato non va adottato;
• resta all'Ente assicurare agli interessati la conoscibilità del funzionamento e la tracciabilità dell'utilizzo dell'intelligenza artificiale nei propri procedimenti (art. 14, comma 1, L. 132/2025), anche con le informazioni messe a disposizione da Officina Tributaria.

8. Dati personali

I dati del referente e degli Utenti necessari a gestire gli account (nome, cognome, email, codice fiscale, registro degli accessi) sono trattati da Officina Tributaria come titolare, per gestire la registrazione, l'accesso e la sicurezza della piattaforma. Le informazioni su questi trattamenti e sui diritti degli interessati sono nell'informativa sulla privacy e nelle informazioni rese dalla piattaforma e dai singoli servizi.

I dati che l'Ente carica o consulta nei servizi, compresi i dati dei contribuenti, sono trattati da Officina Tributaria per conto dell'Ente, che ne resta titolare. Officina Tributaria opera come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento UE 2016/679: istruzioni, misure di sicurezza, sub-responsabili, assistenza all'Ente e sorte dei dati alla cessazione sono regolati dal contratto di servizio o dall'atto di nomina sottoscritto con l'Ente.

Per l'esercizio dei diritti sui dati degli account e per ogni questione sulla protezione dei dati: privacy@officinatributaria.it.

9. Disponibilità del servizio e manutenzione

Officina Tributaria si impegna a mantenere la piattaforma funzionante e sicura con la diligenza professionale richiesta dal servizio. Non garantisce tuttavia che la piattaforma sia disponibile senza interruzioni: possono verificarsi sospensioni per manutenzione, aggiornamenti, interventi di sicurezza, guasti dei fornitori di infrastruttura o cause non dipendenti da Officina Tributaria.

Le manutenzioni programmate che possono interrompere il servizio sono svolte, per quanto possibile, in orari di minore utilizzo e comunicate in anticipo agli Utenti. Gli interventi urgenti di sicurezza possono essere eseguiti senza preavviso. Eventuali livelli di servizio garantiti sono quelli indicati nel contratto di servizio.

I servizi che dipendono da sistemi di altre amministrazioni o di terzi (per esempio banche dati pubbliche o piattaforme nazionali) funzionano nei limiti della disponibilità di quei sistemi.

10. Proprietà intellettuale

Il software della piattaforma, la sua struttura, le interfacce, i marchi e i contenuti predisposti da Officina Tributaria appartengono a Officina Tributaria o ai suoi licenzianti. L'Ente e gli Utenti ricevono un diritto d'uso non esclusivo e non cedibile, limitato alla durata dell'account e ai servizi attivati.

I dati caricati dall'Ente e i documenti prodotti per l'Ente nell'uso dei servizi restano nella disponibilità dell'Ente.

11. Sospensione e cessazione dell'account

L'Ente può chiedere in ogni momento la disattivazione di un account o la cessazione della propria registrazione scrivendo a info@officinatributaria.it. L'amministratore dell'Ente può disattivare direttamente gli account di consultazione.

Officina Tributaria può sospendere un account, dandone comunicazione all'Ente, in caso di:

• sospetto di uso non autorizzato delle credenziali;
• violazione di questi termini, in particolare del punto 6;
• rischio per la sicurezza della piattaforma o per i dati di altri Enti;
• richiesta dell'Ente o dell'autorità competente.

La sospensione dura il tempo necessario a rimuoverne la causa. In caso di violazioni gravi o ripetute Officina Tributaria può chiudere l'account, dandone comunicazione motivata all'Ente. La cessazione dei servizi a pagamento e la sorte dei dati trattati per conto dell'Ente sono regolate dal contratto di servizio e dall'atto di nomina.

12. Modifiche dei termini

Officina Tributaria può aggiornare questi termini, per esempio per adeguarli a nuove norme o a nuove funzioni della piattaforma. Le modifiche sono comunicate agli Enti e agli Utenti con un preavviso adeguato prima della loro applicazione, con la nuova versione e la data in testa a questa pagina. Le modifiche imposte da norme di legge possono applicarsi dalla data prevista dalla norma. L'Ente che non accetta le modifiche può chiedere la cessazione della registrazione secondo il punto 11.

13. Legge applicabile e foro

Questi termini sono regolati dalla legge italiana. Per ogni controversia relativa alla loro interpretazione o esecuzione è competente il foro di Roma.

14. Contatti